Czym jest nota obciążeniowa?

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej to niemałe wyzwanie. Musimy mierzyć się ze sporą ilością spraw na raz, często na własną rękę. Jakoby tego było mało, nierzadko pojawiają się nowe – lub zmieniają już istniejące – przepisy i regulacje. A skoro o nich już mowa, warto wspomnieć o jednej z najważniejszych części firmy – księgowości. Odpowiednie jej prowadzenie to klucz do tego, by uniknąć problemów prawnych i finansowych. Jednym z najczęstszych dokumentów, które przechodzą przez księgowość w biznesie, to faktury VAT. Co jednak, gdy zdarzy się wyjątkowa sytuacja, gdy towar nie podlega VAT? Wówczas nie mamy jak wystawić na niego faktury rozliczeniowej. Wtedy z pomocą przychodzi  nota obciążeniowa, zwana też notą księgową. Czym jednak dokładnie jest? W jakich przypadkach jeszcze się jej używa? Jak i kiedy ją wystawić? Na te pytania odpowiemy w poniższym artykule. Zapraszamy serdecznie do lektury!

Co to jest nota obciążeniowa?

Nota obciążeniowa to dokument pozwalający nam udokumentować przychody i koszty, które nie podlegają opodatkowaniu VAT.  Jest to dokument krótki, nierzadko mający ledwie jedną stronę. Choć jest ona stosowana zamiast faktury VAT, nota obciążeniowa nie jest jej bezpośrednim zamiennikiem ani alternatywą.

Kiedy wystawia się notę obciążeniową?

Nota obciążeniowa z reguły jest wystawiana, gdy nie możemy wystawić kontrahentowi faktury VAT. Możemy natomiast wymienić też konkretne przypadki, w których wystawiamy notę księgową:

• Naliczenie kary umownej za niedotrzymany przez kontrahenta termin płatności;
• Naliczenie odsetek w ramach niedotrzymanego terminu płatności;
• Korektę błędów, które wystąpiły w poprzednich dokumentach księgowych;
• Udokumentowanie żądania wypłaty od ubezpieczyciela;
• Przeniesienie na nabywcę kosztów, które nie podlegają opodatkowaniu VAT;

W świetle obecnych przepisów, należy sporządzać dwie kopie noty obciążeniowej. Kopię posiada osoba wierzyciel, oryginał natomiast winien znajdować się w rękach kontrahenta.

Jak wystawić notę księgowo-obciążeniową?

Obecnie nie ma jednoznacznego wzoru tego, jak należy wystawić taką notę. Powinna ona jednak zawierać warunki właściwe dla dowodów księgowych określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Warunki te są następujące:

• Dokument musi posiadać informacje o rodzaju dowodu i jego numerze idenfyfikacyjnym;
• Określenie stron, których dotyczy transakcja gospodarcza;
• Opis dokonanej transakcji oraz jej wartość;
• Datę dokonania transakcji;
• Podpis wystawcy dowodu oraz osoby przyjmującej wydającej lub odbierającej składniki aktywów;
• Stwierdzenie sprawdzenia i kwalifikacji dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych – poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za wskazania;

Nota obciążeniowa nie jest zastępczym dokumentem księgowym, nie wymaga ona zatem własnoręcznego podpisu. Niezbędne jest natomiast opisanie jej w taki sposób, by można było łatwo ustalić poszczególne strony transakcji.

Jaka jest wysokość noty obciążeniowej w przypadku żądania rekompensaty?

W wcześniejszych akapitach wspomnieliśmy o tym, iż wierzyciel może za pomocą noty obciążeniowej domagać się rekompensaty. Możemy ubiegać się o nią już w pierwszy dzień po ostatecznym terminie płatności przez kontrahenta. Warto zauważyć, że egzekwowanie kary nie jest wyrównaniem szkody, zatem nie podlega ona opodatkowaniu przez VAT. Wysokość kary egzekwowanej przez notę obciążeniową zależna jest od tego, ile wynosi kwota roszczenia:

• 40 EUR – o ile kwota roszczenia nie przekracza 5 tyś. PLN;
• 70 EUR – o ile kwota roszczenia przekracza 5 tyś. PLN, ale nie wykracza poza 50 tyś. PLN;
• 40 EUR – o ile kwota roszczenia nie przekracza 50 tyś. PLN;

Wysokość rozliczenia kwoty w EUR jest adekwatna do obecnego, średniego kursu waluty według NBP.